改造公司的会议

最近公司会议有点儿多,而且觉得又臭又长。根本不想听下去。
在Scrum Master的培训之后,居然学会了用不同的角度来看这些会议。

公司挺多会议就这样的:邮件或是qq上说,一会儿开会啊,谁谁谁到会议室。然后拉人过来,坑哧坑哧把要说的要做的一布置,然后说大家没问题吧,没问题执行吧!
然后大家收拾回座位默默地干活了。

有问题是吧?
1. 会议没目的
开这个会是要沟通啥事,达成什么结果的,没给做预习的功课。会议主持人心里要抱着这个目的来。
2. 会议没过程
把要说的话说了,这不叫会议。大多会议是为了沟通来着。沟通是双向的,有人说话,听众要确认能听得进去。不过大部分会议只做了前半部分,而没保证后半部分。
3. 会议没结果
会议形成的决议是不是能够落地执行?是不是把“会议精神”完整传达到位?

从这礼拜开始,我开始在我参与的会议里有意识地引导会议的流程。
会议开始前,我会找会议发起人说,你这会议是想做什么事情?然后我会问说,这件事情的前提有摸过底吗?大家对这件事情的认识情况如何?然后得到的回答一般是“不知道、不清楚”……
于是我引导了几次会议,看起来效果还不错。

会议中的需要不同,我用的招数也不太一样。

如果需要大家讨论或头脑风暴的场合,一定不要让大家一个个顺序说。而是要让大家先思考,然后把思路记在便笺纸上。然后再阐述各自的观点。这是为了避免有“沉锚效应”,激荡出真正的想法。

另外,为了鼓励大家的信心,我还会把便笺纸贴到白板上,让大家站到前面来讲(不过是我带头贴,然后带头讲,做个示范)。这时候大家其实都非常用心地来阐述自己的想法。这时候的思想沟通是非常有效果的,很大程度上避免了只有一个人在讲话,只有一个人在思考,只出现一个思路。

还有就是要让参会者明白主讲人的意图。
会议

目前我用的办法就是让参会者提问。比如我在介绍产品原型的时候,产品经理把功能点讲了一遍完了之后,我问大家说“大家清楚了吗”,大家默不做声。通常这时候产品经理就觉得大家听明白了,然后继续就下一个话题了。
这时候我又说话了,“那这样,针对现在大家了解的东西,每个人向产品经理提两个问题,只有两个问题。”于是,大家纷纷开口向产品经理提出一些不明白的地方,甚至是一些产品建议。

这是一个很有意思的现象。问“大家清楚了吗”,似乎大家默认清楚了。而要求提两个问题的时候,大家就提出自己不清楚的地方了。

有意安排提问这个环节主要是为了让大家和产品经理充分沟通起来。让产品经理的意图能够被所有人理解,也让产品经理知道哪些地方讲得不够明白。

产品经理讲完了,然后我又问大家“现在大家明白这个原型吗”,大家也都点点头。正常这个会就结束了。但我还加了一个环节就是让大家用一句话概括这个产品是什么。然后大家一个个说。
这也是为了让会议得到一个共同的结果,大家都说出同一句话了,心里想到一块去了,这后面的事情就好办了。

会议的最后,我会给大家发会议邮件,说我们怎么怎么开的,我们得到了什么结论,我们下一步希望得到的东西是这个那个,执行者是这个那个,之类。

其实会议和Scrum的精神挺一致的。Inspection and Adaption,检视与调整。

ps, 会议真心是有技巧的,仿佛是场演出,主持人要把他的想法安排到环节里,让观众有内心的共鸣才是完美演出啊!

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